Behandlingsgrunnlag for Publisering av Generalforsamlingsprotokoller

Innledning

Behandling av personopplysninger i forbindelse med publisering av generalforsamlingsprotokoller på borettslagets internett-side, i oppgangene, og ved distribusjon til eiendomsmeglere, krever et gyldig behandlingsgrunnlag i henhold til personvernforordningen (GDPR). Formålet med denne behandlingen er å sikre åpenhet og tilgjengelighet for relevante parter.

Behandlingsgrunnlag

For at behandlingen av personopplysninger i generalforsamlingsprotokollene skal være lovlig, vurderes følgende behandlingsgrunnlag:

1. Nødvendig for å oppfylle en rettslig plikt (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c):
   • Borettslag har ofte plikt til å dokumentere og tilgjengeliggjøre generalforsamlingsprotokoller for andelseiere og relevante interessenter. Dette kan omfatte plikten til å gjøre protokollene tilgjengelige i samsvar med borettslagets vedtekter og lovgivning.
2. Nødvendig for å ivareta legitime interesser (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f):
   • Borettslagets legitime interesse er å sikre åpenhet og informasjonsflyt til beboere, potensielle kjøpere og eiendomsmeglere.
   • Publisering av protokoller gir innsyn i beslutningsprosesser og sikrer at andelseiere er informert om saker som angår dem.
   • Interesseavveiningen tilsier at denne informasjonen ikke er særlig sensitiv, og at publisering anses som nødvendig for å oppnå formålet.

Vurdering av personvernkonsekvenser

• Navn og meninger: Generalforsamlingsprotokoller kan inneholde navn og meninger uttrykt under møtet. Dette regnes som ordinære personopplysninger, ikke sensitive opplysninger etter GDPR.
• Samtykke: Ettersom ingen eksplisitt har reservert seg mot publisering, og publiseringen er basert på lovlige behandlingsgrunnlag, anses det ikke nødvendig å innhente individuelt samtykke.
• Tilgjengelighet: Informasjonen er allerede offentlig tilgjengelig gjennom oppslag i borettslagets oppganger og ved distribusjon til eiendomsmeglere. Internett-publisering anses som en forlengelse av dette.

Informasjonsplikt

Borettslaget har plikt til å informere beboere om behandlingsgrunnlaget og hvordan personopplysninger behandles. Dette kan gjøres ved:

• Oppdatering av personvernerklæringen på borettslagets nettside.
• Informasjon i forbindelse med generalforsamlingen om at protokollen vil bli offentliggjort.

Konklusjon

Publisering av generalforsamlingsprotokoller er lovlig under GDPR, basert på borettslagets rettslige plikter og legitime interesser. Personvernhensyn ivaretas ved at kun nødvendige opplysninger behandles og ved at beboerne informeres om behandlingen.